Wenn Bestellungen auf Tour gehen
220 Märkte, unterschiedliche Fahrzeuggrößen, enge Zeitfenster und immer wieder kurzfristige Änderungen: Damit Obst, Gemüse, Fleisch und Trockensortiment zuverlässig in den PENNY-Märkten in Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen ankommen, müssen viele Dinge gleichzeitig zusammenpassen. Friederike Binner sorgt als Disponentin am Logistikstandort Landsberg dafür, dass aus Bestellungen sinnvolle Touren werden. Und sie weiß, warum dabei trotz digitaler Unterstützung vor allem Erfahrung, Flexibilität und eine gehörige Portion Ruhe gefragt sind.
6:00 Uhr morgens im PENNY-Logistikzentrum Landsberg. Für Friederike Binner kann eine Schicht so beginnen, muss sie aber nicht. Die Disposition ist von Sonntagmittag bis Samstagvormittag in fünf unterschiedlichen Schichten besetzt, denn schließlich richten sich Warenströme nicht nach klassischen Bürozeiten. Schon sonntags gegen 15:00 Uhr treffen die ersten Fahrer am Standort ein, für Obst, Frischewaren und Fleisch sind die Zeitfenster besonders eng. Beginnt der Tag mit einer Frühschicht, sind viele Fahrer zunächst noch unterwegs. Zeit, um sich einen Überblick zu verschaffen: Steht aus der Nachtschicht noch Ware im Lager, die nicht verladen werden konnte? Gibt es Marktschließungen, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen? Wo sind kurzfristige Besonderheiten zu erwarten? „Man muss eigentlich immer schon mehrere Möglichkeiten im Kopf haben“, sagt die studierte Logistikerin. Denn der Plan, mit dem ein Arbeitstag beginnt, bleibt selten bis zum Ende unverändert.
Wenn die Fahrer zurückkommen, muss der nächste Plan stehen
Gegen 9:00 Uhr kehren die ersten Fahrer von ihren Touren zurück. Dann beginnt eine besonders intensive Phase: Sie benötigen ihre nächsten Aufträge, und die müssen bis dahin fertig geplant sein. Rund 220 Märkte versorgt der Standort Landsberg in Teilen Sachsen-Anhalts sowie in Sachsen und Thüringen. Bei jeder Tour müssen Bestellmengen, Entfernungen, Fahrzeuge und die Besonderheiten der Märkte sinnvoll aufeinander abgestimmt werden. Ein großer Lkw ist schließlich nicht automatisch die beste Wahl, denn manche Märkte lassen sich aufgrund ihrer Lage nur mit kleineren Fahrzeugen erreichen. Andere haben keine Rampe, sodass ein Fahrzeug mit einer sogenannten Ladebordwand benötigt wird.
Gerade in Innenstädten kommt noch ein weiterer Faktor hinzu: Erfahrung. „Es gibt Abladebereiche, bei denen man genau wissen muss, wie man sie anfährt“, erklärt Friederike Binner. Dort setzt die Disposition möglichst Fahrer ein, die den Markt und die örtlichen Gegebenheiten bereits kennen. Und dann wäre da noch die Auslastung. Ein Fahrzeug soll möglichst gut gefüllt unterwegs sein und die Märkte einer Tour geografisch sinnvoll zusammenpassen. Gleichzeitig gilt es, die verfügbaren Kapazitäten der Speditionen und des eigenen Fuhrparks im Blick zu behalten. Auch die Aufträge sollen möglichst gleichmäßig auf die Dienstleister verteilt werden. Es ist ein Puzzle, bei dem jedes Teil Auswirkungen auf mehrere andere hat.
Das System plant mit, die Erfahrung entscheidet
Ganz ohne digitale Unterstützung wäre all das kaum zu bewältigen. Ein Tourenplanungsprogramm liefert wichtige Daten und unterstützt die Disponenten bei der Zusammenstellung der Touren. Informationen aus der Warenbereitstellung werden dazu direkt übertragen, sobald die Ware fertig kommissioniert ist. Wie stark das System eingreift, hängt allerdings vom Sortiment ab. Touren für das Trockensortiment plant das Team weitgehend selbst und greift dabei stark auf eigene Erfahrungswerte zurück. Bei Obst und Gemüse erstellt das System dagegen zunächst Vorschläge und ermittelt beispielsweise, welche Märkte sinnvoll gemeinsam angefahren werden können. Fertig ist die Tour damit noch lange nicht. „Wir schauen uns den Vorschlag an und passen ihn an. Manchmal nehmen wir einen Markt heraus oder ergänzen einen anderen, damit die Tour besser ausgelastet ist“, beschreibt die gebürtige Wolfenerin. Digitalisierung ersetzt in der Disposition also nicht das menschliche Urteilsvermögen. Sie liefert eine solide Grundlage, aber wie daraus der beste Tourenplan wird, entscheiden weiterhin die Menschen am Bildschirm. Ab etwa 12:30 Uhr rücken die Obst- und Gemüsetouren stärker in den Mittelpunkt. Während andernorts der Arbeitstag langsam in seine zweite Hälfte geht, nimmt die nächste Welle der Planung Fahrt auf. Bis tief in die Nacht werden Fahrzeuge beladen; gegen 4:00 Uhr morgens startet schließlich der letzte Fahrer.
Ein Anruf kann den ganzen Plan verändern
Dass ein Tourenplan fertig auf dem Bildschirm steht, bedeutet allerdings noch lange nicht, dass er genauso gefahren wird. Ab dem Vormittag klingelt das Telefon immer häufiger. Märkte fragen nach, ob Entsorgungsgut mitgenommen werden kann. Andere benötigen ihre Ware früher. Fahrer oder Speditionen melden Rückfragen. Die Warenbereitstellung informiert, wenn eine Bestellung länger als vorgesehen braucht. Und dann gibt es die Dinge, die niemand planen kann: ein Fahrzeug fällt aus, ein Fahrer verspätet sich, irgendwo staut sich der Verkehr. In solchen Momenten heißt es umdenken. Eine kürzere Tour lässt sich vielleicht so verschieben, dass der Fahrer anschließend noch eine zweite übernehmen kann. Eine Lieferung kann gegebenenfalls früher als ursprünglich vorgesehen erfolgen. Andere Touren werden neu kombiniert. Besonders vor Feiertagen ist der Spielraum allerdings gering. „Meist finden wir eine Lösung“, sagt Friederike Binner. Nach ihrer Erfahrung gelingt es in den allermeisten Fällen, die Ware wie vorgesehen auf den Weg zu bringen. Entscheidend sei, sich nicht zu sehr an einen einzigen Plan zu klammern: „Man muss flexibel im Kopf bleiben und am besten schon eine zweite oder dritte Idee haben.“
Zwei Menschen, viele Schnittstellen
Die Disposition ist deshalb auch alles andere als ein Einzeljob. Üblicherweise arbeiten zwei Kolleginnen oder Kollegen gemeinsam in einer Schicht. Während sich einer stärker um das laufende Tagesgeschäft kümmert, konzentriert sich der andere auf die weitere Planung. Gleichzeitig laufen bei ihnen viele Fäden zusammen. Sie sprechen mit den Fahrerinnen und Fahrern und den Speditionen, mit den PENNY-Märkten, mit der Warenbereitstellung im Lager und mit der Reklamationsabteilung. Damit eine Tour funktioniert, muss nicht nur die Strecke passen. Ware, Fahrzeug, Fahrer und Zeitfenster müssen im richtigen Moment zusammenkommen. Ob das gelungen ist, zeigen am Ende unter anderem Pünktlichkeit und Auslastung. Die Werte des Vortages zeigen dem Team, wie gut die Planung funktioniert hat und wo gegebenenfalls nachgesteuert werden muss.
Wenn am Ende alles zusammenpasst
Für Kundinnen und Kunden, die am nächsten Morgen im PENNY-Markt vor einem gefüllten Regal stehen, bleibt all das unsichtbar. Sie sehen weder die Tourenplanung noch die Telefonate, die kurzfristigen Änderungen oder die Entscheidung, welches Fahrzeug welchen Markt anfährt. Für Friederike Binner liegt genau darin aber ein Teil des Reizes ihrer Arbeit. Am liebsten plant sie Touren. „Wenn am Ende alles verplant ist, jede Ware dort steht, wo sie stehen soll, der Fahrer alles laden kann und es anschließend auch im Markt richtig ankommt, dann ist das ein gutes Gefühl.“ Für diesen Job brauche es deshalb neben logistischem Verständnis vor allem Flexibilität, Kooperationsfähigkeit und einen guten Umgang mit Menschen. Nicht jede Situation lasse sich exakt so lösen, wie man es sich zunächst vorgestellt habe. Kompromisse gehörten ebenso dazu wie Freundlichkeit, wenn einmal etwas nicht auf Anhieb funktioniert. Und noch eine Eigenschaft hält Friederike Binner für entscheidend: innere Ruhe, um auch bei unvorhergesehenen Situationen die besten Lösungen zu finden.
